PURCHASING DEPARTMENT LÀ GÌ?
Trái ngược với công việc Sales là mang lại doanh thu cho công ty
Người phụ trách công việc Purchasing (Thu mua) lại mang tiền của công ty đi “mua sắm”.
Nhìn chung Purchasing là một “tập hợp con” của Procurement.
Là việc tìm kiếm những thiết bị, hàng hóa và dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho công ty hoặc tổ chức
Và tiến hành thu mua với mức giá cạnh tranh nhất sau đó tiến hành giao dịch thanh toán.
Hầu hết, chúng ta đều nghĩ rằng “Mua hàng” chỉ dừng lại ở việc liên hệ với các nhà cung ứng, nhận được số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa tại thời điểm hợp lí với chi phí thấp nhất.
Ngày nay, “Mua hàng” được ghi nhận như yếu tố đầu tiên giúp giảm chi phí trên tổng thể chuỗi cung ứng, liên kết giữa các phòng ban và mang lại giá trị cho người tiêu dùng cuối cùng.
Trong nhiều công ty, người ta có thể phân chia bộ phận thu mua ra làm hai nhóm nhỏ hơn đó là:
- Nhóm purchasing chịu trách nhiệm mua sắm những vật dụng như bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm và các đồ dùng văn phòng khác
- Còn nhóm procurement phụ trách việc mua sắm nguyên nhiên vật liệu, thiết bị, phụ tùng và các linh kiên khác phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất.
Hoạt động Purchasing hiệu quả là hoạt động đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian.
CHỨC NĂNG VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA PURCHASING DEPT?
Chức năng của Purchasing:
- Tiếp nhận danh sách những mặt hàng cần mua sắm từ các bộ phận khác.
- Phân loại và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
- Tìm kiếm các nhà cung cấp có mặt trên thị trường phù hợp với yêu cầu mà mình đặt ra.
- Tìm hiểu thông tin và đánh giá năng lực của các nhà cung cấp.
- Gửi thư thăm dò tới các nhà cung cấp
- Lên kế hoạch tới thăm nhà máy hoặc nơi bày sản phẩm của nhà cung cấp để trực tiếp đánh giá sản phẩm.
- Kết hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu đã đặt ra của sản phẩm.
- Tiến hành lựa chọn, so sánh các đơn chào hàng và làm các phân tích cần thiết để lựa chọn ra sản phẩm phù hợp nhất.
- Mở thầu và mời các bên bán tham gia bỏ thầu
- Đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao hàng.
- Kết hợp với bộ phận logistics để làm các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.
- Giám sát số lượng và tiến độ giao hàng theo đúng như các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng.
- Khiếu nại và yêu cầu bồi thường trong trường hợp sản phẩm có lỗi.
- Đánh giá và phát triển mối quan hệ với các nhà cung ứng
Trách nhiệm:
- Giảm thiểu chi phí
- Phát triển, cải thiện hệ thống Supply Chain
- Cập nhật các công nghệ mới tiên tiến
- Cải thiện thời gian vận chuyển cung cấp hàng trong quá trình thu mua
- Liên hệ với nhà cung cấp tiềm năng phù hợp với các dòng sản phẩm đang được phát triển
- Tận dụng tối đa tài nguyên và thời gian trong quá trình làm việc
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ SaigonCargo!!!
